Leitfaden für Institutionen
Best Practice
Was sind Best Practices („anerkannte bewährte Verfahren“)?
„Bewährte Verfahren“ (oder auch Best Practices) sollen Forschenden und Einrichtungen bei der Einhaltung der Vorschriften helfen. Das sind:
- Verfahren, Werkzeuge oder Mechanismen für Institute
- Entwickelt und kontrolliert durch Vereinigungen von Nutzern oder anderen Interessenten
Bewährte Verfahren können von der Europäischen Kommission gemäß der Verordnung (EU) 1866/2015 („Durchführungsverordnung“) anerkannt werden. Bis jetzt gibt es nur ein bewährtes Verfahren im Register der Europäischen Union.
Wie können mir bewährte Verfahren helfen?
Durch die Anwendung von anerkannten Best Practices reduzieren Institutionen und Forschende das Risiko der Nichteinhaltung ihrer ABS- und Compliance-Verpflichtungen. Wenn eine Einrichtung Best Practice anwendet, wird dies von der zuständigen Behörde in Deutschland bei einer Nutzerkontrolle positiv berücksichtigt.
Wie werden bewährte Verfahren registriert?
Anträge auf Anerkennung von Best Practices werden bei der Nagoya Protocol Unit der Europäischen Kommission eingereicht. Eine Kopie des Antrags und unterstützende Unterlagen werden dem BfN (und den zuständigen Behörden in anderen Mitgliedsstaaten) zur Stellungnahme zugesandt.
Die Kommission informiert den/die BewerberIn über die Regelfrist, in der eine Entscheidung über die Bewerbung getroffen wird, über jegliche Änderung der Frist, und mindestens alle sechs Monate über den Status der Bewerbung.
Der Anerkennungsprozess eines bewährten Verfahren kann eine beträchtliche Zeit dauern und mehrere Runden der Revision beinhalten.
Entfernung aus dem Register
Bei wiederholten oder erheblichen Fällen von Nichteinhaltung der Sorgfaltspflicht durch Forschende, die das bewährte Verfahren anwenden, wird die Europäische Kommission kontrollieren, ob diese Verstöße aufgrund von Defiziten beim bewährten Verfahren erfolgt sind. Wenn dem so ist, kann die Anerkennung als bewährtes Verfahren zurückgezogen werden.
CETAF Code of Conduct
Der CETAF Code of Conduct and Best Practice
Bis jetzt ist der CETAF Code of Conduct and Best Practice das einzige anerkannte bewährte Verfahren in der Europäischen Union. Das Dokument ist öffentlich zugänglich und kann im Prinzip von jedem verwendet werden.
Das Konsortium europäischer taxonomischer Einrichtungen (Consortium of European Taxonomic Facilities, CETAF) ist ein Netzwerk von nicht-kommerziellen Instituten mit Sammlungen aus ganz Europa. Zu den Mitgliedern gehören zoologische, botanische, palaeobiologische und geologische Sammlungen. Um seine Mitglieder bei den Herausforderungen, die mit dem Management von ABS-Verpflichtungen verbunden sind, zu unterstützen, entwickelte CETAF den Code of Conduct and Best Practice. Eine Herausforderung für CETAF bestand darin, ein nützliches Dokument zu entwickeln, das die Vielfalt der Mitgliedsinstitute und deren Bedürfnisse berücksichtigt.
Die Entwicklung des Code of Conduct & Best Practice
Der Prozess wurde von einer Arbeitsgruppe geleitet und organisiert. Die Arbeit begann 2011 und der erste Entwurf wurde 2015 bei der EU-Kommission eingereicht.
Es gab einige Runden von Kommentaren und Überarbeitungen, bis die EU-Kommission die Best Practice anerkannt hat. Die finale Version wurde dem Register der Kommission im Jahr 2019 zugefügt.
Umsetzung
Alle CETAF-Institutionen haben zugestimmt, die Best Practice und den Code of Conduct umzusetzen. Einige Institutionen haben sie eins zu eins übernommen, während andere Institutionen beschlossen haben, die Best Practice an die Bedürfnisse ihrer eigenen Institution anzupassen.
Die Mitgliedsinstitutionen wurden für den Code of Conduct und die Best Practice sensibilisiert und geschult, um sie bei der Umsetzung zu unterstützen.
Anhänge
Das Dokument hat sieben Anhänge, die einige nützliche Werkzeuge beinhalten. Dazu gehört:
- Anhang 1 – Bewährte Verfahrensrichtlinien, um ABS-Maßnahmen auf institutioneller Ebene einzuführen
- Anhang 2 – Eine Vorlage, um Ihr Projekt und die beantragte Forschung vorzustellen, welche zur Kommunikation mit den Behörden in dem Land, aus dem das Material stammt, genutzt werden kann
- Anhang 3 – Ein Glossar mit grundlegenden Begriffen, die häufig in der „ABS-Welt“ genutzt werden
- Anhang 4 – Eine Liste von üblichen Vorteilen, die aus nicht-kommerzieller Forschung entstehen
- Anhang 5 – „ABS-Checklisten“ für Forschende und Institute für verschiedene Stufen im Forschungsprozess, einschließlich der Planungs-, Durchführungs- und Kontrollphase
- Anhang 6 – Vier verschiedene Vorlagen für Materialtransfergenehmigungen
- Anhang 7- Eine Vorlage für die Datenschutzbestimmung
